La mayoría de los sindicatos utilizan el correo electrónico
para sus campañas y para mantenerse en contacto con sus afiliados o los trabajadores. Pero ¿cuántos utilizan de manera eficaz el correo electrónico?
Hemos visto en Australia y los EE.UU. el enorme poder inherente al correo electrónico – con la campaña de derechos laborales y la de
Obama, respectivamente. Aunque Twitter y Facebook están creciendo rápidamente, el
correo electrónico sigue siendo el rey cuando se trata de hacer campañas.
Muchas organizaciones no siguen normas de comportamiento básicas en el
correo electrónico, no redactan cuidadosamente el contenido del correo
y no siguen los resultados de sus campañas de correo electrónico.
Con el número de herramientas de correo electrónico gratuito o de
bajo coste disponibles para los sindicatos, nosotros, como movimiento
necesitamos utilizar el correo electrónico con mayor
eficacia.
Algunos consejos de correo electrónico de AlexWhite.org
Mantenlo breve y simple
Al igual que toda lo que se escribe para Internet, lo escrito en los
correos electrónicos deben ser breve, concisos y fáciles de leer.
Muchos sindicatos escriben correos electrónicos largos que tocan
varios temas. Esta práctica puede ser aceptable para los boletines
electrónicos, pero no para los mensajes en general, para actualizaciones o
respuestas.
La mayoría de la gente es bombardeada con mensajes de correo
electrónico cada día. Un empleado de oficina puede recibir 50 o más
mensajes de correo electrónico en un día, y los usuarios irregulares del
correo electrónico (que sólo comprueban su cuenta cada
pocos días) podrían tener decenas de correos electrónicos por leer.
Los correos electrónicos del sindicato deben transmitir información importante
en el corto tiempo que el lector emplea antes de pasar al siguiente correo electrónico.
Incluso los boletines electrónicos no deben ser excesivamente largos.
El contenido del boletín debe ser claro y racionalmente organizado,
de modo que el lector pueda encontrar el contenido que está
buscando.
Si tienes que poner mucho contenido, lo ideal es ponerlo en a página web de tu sindicato, y enlazar con él desde el correo electrónico, para que los
lectores sin tiempo ganas de leerlo, puedan hacerlo en sus ratos
libres, mientras que los que están interesados pueden ir al contenido inmediatamente
No uses elementos innecesarios en el asunto
Muchos mensajes de correo electrónico de sindicatos escriben en la línea de
asunto algo parecido a: " Circular 323/09 del Sindicato re sobre próximo Curso de
Formación en AERO", "URGENTE: Importante Información de la
negociación en la empresa" o simplemente "Boletín del sindicato num 21".
Huelga decir que estos no son líneas de asunto muy atractivas o fáciles de entender. ¿Por qué un afiliado se molestaría en abrir ese correo
electrónico?
Los mensajes de correo electrónico del sindicato deben ser descriptivos,
sencillos y coherentes. El asunto debe describir el
contenido del correo electrónico. Si se trata de un boletín de
noticias, decir que es un boletín informativo. Si la información es de la
negociación colectiva, describir la información.
Evita asuntos que puedan parecer Spam – cualquier cosa que recuerde a una "venta agresiva", o todo en mayúsculas es
probable que siga sin abrir, sea borrado o eliminado por el filtro anti spam
del receptor.
Las líneas de asunto debe ser cortas. Las líneas de asunto, largas a
menudo, son truncadas por los programas de correo electrónico, de modo
que el lector no ve la línea entera. Del mismo modo, los lectores
pueden "desanimarse" si el asunto es muy largo y simplemente decidir no
abrirlo.
Otro consejo es: no intentes ser demasiado creativo. La Mayoría de la
gente recibe un montón de correos electrónicos que tratan de venderles cosas.
Las líneas de asunto de estos mensajes de correo electrónico a menudo
se leen como un titular en un periódico o blog – que tratan de arrastrar a la lectura del correo electrónico. Créalo o no, los asunto "aburridos" (pero
descriptivos y concisos) son más eficaces que
los "excitantes" o "captadores de atención".
3. No adjunte archivos innecesarios
(si el mensaje va en el texto del correo, mejor)
Aunque los días en que las cuentas de correo
electrónico con sólo unos pocos megabytes de almacenamiento se han
terminado, no todos tienen cuenta de Internet de banda ancha
o espacio de almacenamiento ilimitado.
Cuando envíes correos electrónicos a los afiliados, ya sea una respuesta personal a un afiliado individual o un
correo electrónico masivo a todos los afiliados, asegúrate de
que sólo adjuntas un archivo si es estrictamente necesario.
Asegúrate de
que el tamaño de los archivos es tan pequeño como sea posible. No
envíes grandes archivos vídeo o de sonido y asegúrate de que los
archivos de imagen que estás enviando están optimizados y son de tamaño más
pequeño. Trata de evitar el envío de archivos más grandes de 1
MB a menos que sea absolutamente necesario.
No escribas en MAYÚSCULAS, en color o subrayado
Hoy día, escribir todo el texto en mayúsculas indica que estás
"gritando". Un afiliado o trabajador al leer un correo electrónico todo en mayúsculas puede pensar que quien lo escribe está gritando,
expresando enojo, frustración o agresividad. No utilices las mayúsculas para hacer hincapié en un punto. Si tienes que destacar algo, utiliza el
texto en cursiva.
Del mismo modo, el uso de texto en rojo o subrayado para destacar
algo puede ser fácilmente mal entendido como agresivo, iracundo o "gritón". Muchos lectores pueden confundir el texto en rojo, como indicador de que él (el lector) ha hecho algo mal, o corre el riesgo
de recibir una sanción de algún tipo.
Al escribir un correo electrónico, recuerda que el lector no puede
oír tu tono o ver tu expresión. Tienes que asegurarte de que lo que
está escrito no puede ser tomado como expresión de ira o una agresión.
Cuidado con la "fatiga de la lista"
Durante el momento álgido de una acción o una campaña colectiva, puedes estar enviando correos electrónicos
varias veces por semana. Tus afiliados pueden comenzar cansarse
de las constantes actualizaciones y empezar a no leer o borrar los mensajes
de correo electrónico. Saben que pueden leer el siguiente correo
electrónico mañana, en lugar del que reciben hoy.
Esto nos lleva de nuevo a la coherencia. Debes permitir a los afiliados
optar por darse de baja de listas de correo muy activas, o de optar por actualizaciones de correo electrónico diarias, semanales o mensuales. Los sindicalistas o delegados, por ejemplo, es más probable que deseen recibir
las actualizaciones diarias o semanales.
Verifica la gramática, la ortografía, el formato, los emoticones y las abreviaturas
Igual que lo harías en una carta en papel,
asegúrate de leer y volver a leer tus correos electrónicos. Verifica la
gramática y la ortografía. Usa la función de corrección ortográfica del procesador de textos o del cliente de
correo electrónico. Evita usar
abreviaturas (por ejemplo CE = comité de empresa, o RLT = Representación Legal de los Trabajadores).
Los mensajes de correo electrónico deben reflejar la profesionalidad del sindicato. Faltas de ortografía, gramática pobre y abreviaturas
pueden hacer que tu sindicato parezca de aficionados. Además, algunas
abreviaturas y emoticones, tales como 🙂 para una cara sonriente, pueden no ser entendidos por todos los lectores. Podrían ser malinterpretados
o confundir al lector.
Comprueba tu formato. Asegúrate de que lo mantienes simple, sin exceso de HTML (es decir, formato de fantasía).
No utilices color de fondo o tipos de letra de fantasía
Algunos programas de correo electrónico permiten establecer un
fondo de color para todos tus mensajes de correo electrónico. Resiste
la tentación de recurrir a fuentes no-estándar. Mantente en Arial, Verdana
o Times.
Tu correo electrónico rara vez le aparecerá al lector como lo ves tú. Los programas de correo electrónico varían mucho en su
manera de mostrar un correo. Muchas combinaciones de color
de fondo y color del texto podrían ser ilegibles. Del mismo modo, si utilizas una fuente no estándar, tu lector puede no tenerla instalada
en su ordenador.
Trata de hacer un seguimiento de los correos abiertos, devueltos y los clics en los enlaces incluidos
Para los correos electrónicos enviados a un gran número de personas, trata de usar de
un programa de correo electrónico que le permita rastrear el número de
emails abiertos, mensajes devueltos, y los clics en los enlaces.
La imagen muestra un informe de una
reciente campaña de correo electrónico de pequeña escala que realizó Creative Unions.
Como puedes ver, a pesar de que había 63 personas que habían optado
por recibir actualizaciones de nosotros, sólo el 23% de ellos abrió el
correo electrónico, y sólo el 11% hizo clic en un vínculo en el correo
electrónico.
Como señalé en la introducción a este artículo, sólo entre el 13-27% de
los correos electrónicos de organizaciones sin ánimo de lucro se abren. Mientras que a los sindicatos les gusta pensar que cada afiliado abre el correo electrónico de su sindicato, esto es poco
probable.
Hay montones de programas y proveedores de servicios que dan
esta opción, y algunos de ellos son gratuitos. También dan esta opción algunos grandes sitios de alojamiento de webs.
Hay muchos más consejos para mensajes de correo electrónico eficaces …
Probablemente voy a escribir de nuevo con más ideas acerca de cómo
aprovechar mejor el poder de los correos electrónicos por parte de los sindicatos.
¿Tienes alguna idea o sugerencia? Deja un comentario.
Hace un tiempo, Thomas Gensemer de Blue State Digital, la empresa
responsable del sitio web de Barack Obama, discutió el papel de los boletines electrónicos (newsletters) sin ánimo de lucro. Su argumento es que
los boletines electrónicos son cada vez menos útiles, y en su lugar, las organizaciones sin ánimo de lucro deberán centrarse en "breves y sencillas acciones de
promoción mediante mensajes de correo electrónico", orientadas a que
los lectores lleven a cabo una acción específica. Dice:
¿Cuándo es la última vez que leíste un boletín electrónico de una organización sin ánimo de lucro?
O más bien, cuando es la última vez que leíste un boletín de
correo electrónico para una organización sin ánimo de lucro para la que no trabajas?
El argumento es simple: para todo el esfuerzo
que se necesita para producir un boletín electrónico de alta calidad (escribir los artículos, elegir los gráficos, el formato de codificación
HTML, asegurarse de que el correo electrónico es compatible en todos los clientes de correo electrónico) los rendimientos son
generalmente bastante deprimentes.
Pero los correos electrónicos cortos, sencillos, orientados a la acción, como los utilizados por la campaña
presidencial de Barack Obama, y muchos de nuestros clientes) son más
fáciles de producir y crear un programación de correos electrónicos más
grande, fuerte y saludable. Han funcionado no sólo para la
campaña de Obama, sino para docenas de clientes …
Me inclino a estar de acuerdo.
Traducido del Blog de Alexwhite.org
Alex White es un profesional de la comunicación y políticas públicas en Melbourne trabajando para el moviiento sindical.